"Er waait weer een positieve wind in onze organisatie"

Een slechte sfeer, veel eilanden en schotten, de nodige frustraties bij medewerkers, geen aansluiting met stakeholders, dat trof Ingen Molenaar aan als nieuwe directeur van SH&M.

Wat doe je dan en waar moet je beginnen om het tij te keren en voor elkaar te krijgen dat mensen na verschillende reorganisaties zelf weer verantwoordelijkheid gaan nemen? Een perceptiescan gaf inzicht in knelpunten, ervaringen, gevoelens en drijfveren van medewerkers. Maar wat dan?
Dat was het moment dat Ingen hoorde van IMPULSE. ‘De methode waarmee je alles kunt oplossen’, een heel gewaagde belofte maar het triggerde hem wel. Een andere mentaliteit op gang brengen, snel knelpunten oplossen vanuit de medewerkers zelf, op eigen krachten dingen voor elkaar krijgen. Het was de moeite waard om dit met IMPULSE aan te pakken. Bovendien worstelde de organisatie al tijden met de vraag: gaan we wel of niet een vakopleiding ‘ondernemerschap’ aanbieden?

Een heldere opdracht met duidelijke randvoorwaarden

Vooraf moest het MT de piketpaaltjes voor het project uitzetten. Helderheid over wat SH&M wilde bereiken en concrete randvoorwaarden. Ingen Molenaar: “ik wilde dat medewerkers zelf aan de slag zouden gaan en niet ik zelf, maar het moest wel duidelijk zijn dat er één directeur is en die blijft de baas.” Na de sessie en harde afspraken met het management werd een groep medewerkers gevraagd deel te nemen aan de workshop. Het MT gaf hen de volgende boodschap mee: “we stellen je alles beschikbaar, je kunt er op rekenen dat we akkoord gaan met jullie voorstellen als je binnen de randvoorwaarden blijft.”

Tot dusver was men gewend aan top-down opdrachten en er was dan ook de nodige scepsis onder de deelnemers. Vraag een medewerker: waar loop je tegenaan? En hij weet het. Vraag hem: wat en wie heb je nodig om dit op te lossen? En hij weet het ook. Tijdens de workshop ontstond vanuit een klimaat van respect en vertrouwen, een hele lijst van ideeën, mogelijkheden en concrete winstpakkers.

Aan de slag met eigen mensen

Er werd een V(erbeter)-team van 12 medewerkers vanuit verschillende functies en afdelingen samengesteld. Zij bedachten zelf een aantal belangrijke projecten, zoals het stroomlijnen van administraties en verbetering praktijklieden. Zelf schoven ze ook een voorzitter naar voren: Gerard Bouwman. Hij bracht kosten en menskracht in beeld en gaf prioriteiten aan. Op basis hiervan nam het MT een beslissing en kon per proces een A-team voorstellen uitwerken en invoeren. Arjan Bakker werd tot trajectbegeleider benoemd en volgde een training in de IMPULS-methode. Zo kon SH&M zonder afhankelijk te zijn van derden, zelf alle verbeteringen begeleiden.

Als de baron von Münchhausen trokken we ons aan de eigen haren uit de modder

“Als vanzelf werden we naar oplossingen geleid, ontstond een visie en kwamen we tot een compromis”, aldus een van de deelnemers. Alles was bespreekbaar. We kregen er energie van, omdat het om ons eigen werk ging.” Direct na de presentatie van de groep aan het MT kwam er een ‘go’ op de voorstellen. Binnen 6 uur was er een oplossing, bedacht en gedragen door medewerkers zelf, binnen de gestelde randvoorwaarden.

Er was enthousiasme bij de medewerkers en bij het MT. Molenaar was overtuigd van de aanpak en gaf een ‘go’ voor het vervolg. Na ongeveer een half jaar begint er volgens Bouwman “weer een wind te waaien en zit de schwung er in”. Nog van de oude stempel was hij gewend dat een directeur bepaalde wat er gebeurde en medewerkers zorgden voor de uitvoering.

We zoeken elkaar weer op, overleggen en werken samen

Het was dan ook wennen om het zelf te doen. Maar nu mensen vroegtijdig worden betrokken en zelf deelnemen, is de sfeer veranderd. Mensen zien langzamerhand in dat ze mee mogen en moeten doen en er concreet handen en voeten wordt gegeven aan projecten. Bouwman: ”laatst was er een medewerkster die zelf met een project kwam. Ik denk: krijg nou wat, jij zegt eens wat!” Ik heb haar geholpen met een projectplan en ze pakt nu zelf zaken op.” Je ziet ook mensen elkaar opzoeken of taken van elkaar overnemen en er is meer levendigheid op de afdelingen.”
Het V-team houdt medewerkers op de hoogte van de voortgang via een Nieuwsbrief en heeft regelmatig overleg met het MT.

Ingen Molenaar is tevreden over de concrete resultaten die er zijn geboekt. Hij heeft ervaren dat Impulse een voertuig is om op eigen kracht een andere mentaliteit op gang te krijgen. “Dit vraagt van het management wel veel: ze moet vertrouwen en verantwoordelijkheid geven en participatief leidinggeven. Daarvoor is flexibiliteit nodig en zelfreflectie. Mensen die er eerst niet in geloofden doen nu toch mee. Ze krijgen energie omdat ze weten waar ze het voor doen en vinden het leuk om hun eigen werk te verbeteren.”